Головна / Політика конфіденційності
Політика конфіденційності та захисту персональних даних Благодійної організації «Благодійний фонд «ФАНТОМ».
ЗМІСТ
І. Мета і завданняІІ. Основні поняття політикиІІІ. Принципи обробки та захисту персональних данихІV. Сфера застосування та відповідальністьV. Категорії персональних даних та цілі їх обробкиVІ. Джерела, способи збору, зберігання та передача персональних данихVІІ. Права суб’єктів персональних даних1.1. Політика конфіденційності та захисту персональних даних (далі: Політика) визначає загальні засади та принципи збору, обробки, зберігання та захисту персональних даних, які обробляє Благодійна організація «Благодійний фонд «ФАНТОМ» (далі: Фонд).
1.2. Політика поширюється на персональні дані:
1.2.1. бенефіціарів Фонду;
1.2.2. членів Команди Фонду;
1.2.3. представників донорів, благодійників, партнерів;
1.2.4. інших фізичних осіб, персональні дані яких обробляються Фондом у зв’язку з реалізацією програм, проєктів та організаційної діяльності.
1.3. Метою цієї Політики є:
1.3.1. Забезпечити відповідність діяльності Фонду законодавству України та вимогам Загального регламенту про захист персональних даних (General Data Protection Regulation (GDPR)) щодо обробки персональних даних.
1.3.2. Встановити зрозумілі для Команди Фонду принципи роботи з персональними даними та конфіденційною інформацією, зокрема принципи законності, прозорості, управління доступом до даних та цільового їх використання, мінімізації об’єму запитуваних даних, обмеження строків зберігання, цілісності та конфіденційності.
1.3.3. Гарантувати повагу до прав суб’єктів персональних даних, прозорість та безпеку обробки даних у всіх процесах Фонду.
1.4. Детальні процедури й технічні заходи щодо захисту персональних даних, інформаційної безпеки та роботи з конкретними базами даних визначаються у внутрішніх інструкціях, СОП-ах, положеннях та наказах Фонду.
2.1. Персональні дані: відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована.
2.2. Суб’єкт персональних даних: фізична особа, до якої належать персональні дані.
2.3. Обробка персональних даних: будь-яка операція з персональними даними (збирання, запис, систематизація, зберігання, використання, передача, обмеження, видалення тощо).
2.4. База персональних даних: структурований набір персональних даних (наприклад, база бенефіціарів, база донорів, база співробітників), який ведеться Фондом для визначених цілей.
2.5. Згода суб’єкта персональних даних: документоване, добровільне та поінформоване волевиявлення фізичної особи на обробку її персональних даних для чітко визначених цілей.
2.6. Конфіденційна інформація: інформація, доступ до якої обмежений, включно з персональними даними, внутрішніми документами та іншими відомостями, розголошення яких може зашкодити Фонду або суб’єктам персональних даних.
3.1. У своїй діяльності Фонд керується базовими принципами обробки та захисту персональних даних, які забезпечують законність, прозорість і безпечне поводження з будь-якою інформацією, що може ідентифікувати фізичну особу. До таких принципів належать:
Законність і прозорість. Персональні дані обробляються виключно на законних підставах, відкрито та зрозуміло для суб’єкта персональних даних.
Цільове використання. Дані збираються лише для визначених і легітимних цілей (реалізація програм, кадрове та фінансове адміністрування, комунікація, звітність) і не можуть використовуватися для інших, несумісних цілей.
Мінімізація даних. Фонд збирає тільки ті дані, які реально необхідні для досягнення конкретної мети.
Точність та актуальність. Персональні дані підтримуються в актуальному стані; Фонд вживає заходів для виправлення або оновлення неточної інформації.
Обмеження строку зберігання. Дані зберігаються лише протягом періоду, необхідного для реалізації визначених цілей обробки. Строки зберігання встановлюються відповідно до законодавства України, вимог донорських угод та внутрішніх процедур Фонду (СОПів), які визначають строки зберігання окремих категорій даних (бази бенефіціарів, кадрові дані, дані донорів, дані партнерів тощо). Після закінчення строку зберігання персональні дані підлягають видаленню або знищенню, якщо інше не передбачено законом або договірними зобов’язаннями.
Цілісність і конфіденційність. Фонд застосовує належні організаційні та технічні заходи, щоб запобігти несанкціонованому доступу, втраті, зміні або незаконній обробці персональних даних.
3.2. Правові підстави обробки персональних даних. Фонд обробляє персональні дані лише на підставах, передбачених законодавством України, зокрема:
згода суб’єкта персональних даних на обробку його персональних даних;
дозвіл на обробку персональних даних, наданий володільцю персональних даних відповідно до закону виключно для здійснення його повноважень;
укладення та виконання правочину, стороною якого є суб’єкт персональних даних або який укладено на користь суб’єкта персональних даних чи для здійснення заходів, що передують укладенню правочину на вимогу суб’єкта персональних даних;
захист життєво важливих інтересів суб’єкта персональних даних;
необхідність виконання обов’язку володільця персональних даних, який передбачений законом;
необхідність захисту законних інтересів володільця персональних даних або третьої особи, якій передаються персональні дані, крім випадків, коли потреби захисту основоположних прав і свобод суб’єкта персональних даних у зв’язку з обробкою його даних переважають такі інтереси.
3.3. Фонд забезпечує реагування на випадки порушення безпеки персональних даних відповідно до внутрішніх процедур. У разі інциденту, що може призвести до несанкціонованого доступу, втрати або розголошення даних, Фонд вживає необхідних заходів для його усунення і, за потреби, повідомляє суб’єктів персональних даних та відповідні органи у порядку, визначеному законодавством України та внутрішніми документами Фонду.
3.4. Фонд забезпечує належний рівень інформаційної та фізичної безпеки персональних даних, застосовуючи організаційні та технічні заходи відповідно до законодавства та внутрішніх документів. Доступ до персональних даних надається лише уповноваженим особам за принципом «необхідності знання». Фонд здійснює регулярний перегляд прав доступу, шифрує дані під час передачі та використовує інші заходи захисту, визначені внутрішніми процедурами, з метою запобігання несанкціонованому доступу, втраті, зміні або розголошенню даних.
4.1. Ця Політика є обов’язковою для всієї Команди Фонду, а також для підрядників, партнерів та інших осіб, які на договірних засадах отримують доступ до персональних даних, що обробляються Фондом.
4.2. Президент Фонду несе загальну відповідальність за дотримання принципів захисту персональних даних у Фонді та приймає ключові рішення щодо політик, пов’язаних із конфіденційністю та інформаційною безпекою.
4.3. Керівник відділу інформаційних систем та технологій організовує технічний та організаційний захист персональних даних, а також координує впровадження внутрішніх процедур інформаційної безпеки.
4.4. Керівник відділу фандрейзингу та партнерств забезпечує дотримання цієї Політики під час роботи з персональними даними донорів, благодійників та партнерів, у тому числі даними, отриманими через онлайн-платформи, розсилки, форми зворотного зв’язку та інші канали комунікації, що стосується фандрейзингу та партнерств.
4.5. Керівники напрямів, програм, проєктів, функціональних відділів та регіональних офісів відповідають за те, щоб робота їхніх команд з персональними даними відповідала принципам цієї Політики та внутрішнім процедурам Фонду.
4.6. Фізичні особи-підприємці та інші зовнішні виконавці можуть працювати з персональними даними лише на підставі:
4.6.1. Відповідного договору/угоди з Фондом, що містить умови про конфіденційність та захист персональних даних.
4.6.2. Наказу Президента Фонду або іншого уповноваженого органу Фонду про надання доступу до персональних даних.
5.1. Бенефіціари Фонду. Фонд обробляє персональні дані бенефіціарів, оскільки це необхідно для надання гуманітарної, соціальної, правової або іншої підтримки.
5.1.1. Можуть збиратися такі дані: ім’я, прізвище, контактна інформація, базові демографічні відомості, інформація про статус переміщення та інші дані, необхідні для надання допомоги, супроводу та реалізації програм і проєктів Фонду.
5.1.2. Дані обробляються з метою: надання допомоги, ведення обліку, підготовки звітності для донорів і державних органів, виконання законодавчих вимог, проведення моніторингу та оцінки програм.
5.2. Члени Команди Фонду. Фонд обробляє дані працівників та залучених спеціалістів для забезпечення кадрових процесів, управління персоналом та виконання вимог законодавства.
5.2.1. Можуть збиратися такі дані: ідентифікаційні та контактні дані, інформація про освіту й досвід роботи, кадрові документи, банківські реквізити, а також інша інформація, необхідна для трудових та цивільно-правових відносин.
5.2.2. Дані обробляються з метою: ведення кадрового діловодства, розрахунку виплат, виконання вимог трудового та податкового законодавства, організації роботи Команди та забезпечення інформаційної безпеки.
5.3. Донори та благодійники Фонду. Фонд обробляє персональні дані осіб та організацій, які підтримують діяльність Фонду благодійними внесками, пожертвами або грантами.
5.3.1. Можуть збиратися такі дані: ім’я, прізвище або назва організації, контактні дані, країна або місто, інформація про внески (сума, дата, спосіб платежу), інша інформація, необхідна для підтвердження платежів та подальшої комунікації.
5.3.2. Дані обробляються з метою: фінансового обліку, підготовки звітності, підтвердження отримання внесків, інформування про результати діяльності Фонду, розвитку партнерства та забезпечення прозорості використання коштів.
5.4. Партнери, підрядники та ФОПи. Фонд обробляє дані контрагентів, з якими укладає договори в рамках реалізації програм чи організаційної діяльності.
5.4.1. Можуть збиратися такі дані: контактні дані організації та її представників, реквізити для оплати, інформація для ідентифікації та виконання договірних зобов’язань тощо.
5.4.2. Дані обробляються з метою: укладення й виконання договорів, належної реалізації проєктів, фінансової та податкової звітності тощо.
5.5. Деталізація баз персональних даних. Структура баз даних, перелік полів, порядок ведення та технічні вимоги визначаються у внутрішніх документах Фонду (СОПах, інструкціях, положеннях), які регулюють конкретні процеси роботи з персональними даними.
6.1. Персональні дані можуть збиратися:
6.1.1. Під час надання допомоги бенефіціарам (анкети, реєстраційні форми, інтерв’ю, гаряча лінія, консультації).
6.1.2. Через вебсайт Фонду та офіційні онлайн-ресурси (форми зворотного зв’язку, заявки, реєстраційні форми, платформи збору коштів).
6.1.3. Через підписання договорів, заяв, анкет, листів-погоджень.
6.1.4. Через електронні листи, месенджери та інші офіційні канали комунікації Фонду.
6.2. У всіх випадках, де це потребує законодавство, Фонд отримує згоду суб’єкта персональних даних на обробку його даних у письмовій або електронній формі, або діє на інших законних підставах.
6.2.1. Добровільне надання фізичною особою Фонду своїх персональних даних та/або документів, що містять персональні дані, шляхом заповнення та подання анкети, заяви, заявки, реєстраційної чи іншої форми, направлення документів або відомостей засобами електронного зв’язку, через офіційні онлайн-ресурси Фонду або в інший спосіб, запропонований Фондом для отримання благодійної допомоги, за умови забезпечення такій особі до моменту надання даних можливості ознайомитися з цією Політикою, є підтвердженням того, що така особа ознайомилася з її положеннями, розуміє мету, склад та порядок обробки своїх персональних даних, а також свої права як суб’єкта персональних даних та погоджується на обробку наданих нею персональних даних Фондом у межах цілей, визначених цією Політикою.
6.2.2. Надання таких персональних даних та/або документів здійснюється особою добровільно та розглядається Фондом як її усвідомлене волевиявлення щодо обробки наданих персональних даних у порядку та для цілей, передбачених цією Політикою, якщо інше прямо не встановлено законодавством України.
6.2.3. Актуальна редакція цієї Політики розміщується у відкритому доступі на офіційному вебсайті та/або іншому офіційному онлайн-ресурсі Фонду. Посилання на Політику може розміщуватися у формах, анкетах, заявках та інших засобах збору персональних даних.
6.2.4. Особа, яка після отримання можливості ознайомитися з цією Політикою добровільно передає Фонду свої персональні дані та/або документи, що їх містять, підтверджує факт ознайомлення з цією Політикою, розуміння її змісту та прийняття визначених нею умов обробки наданих персональних даних.
6.3. Дані, отримані через партнерські платформи збору пожертв (GlobalGiving, Monobank тощо), обробляються Фондом відповідно до цілей, визначених цією Політикою, та в межах, дозволених політиками конфіденційності цих платформ.
6.4. Фонд зберігає персональні дані у захищених інформаційних системах та/або паперових архівах з обмеженим фізичним доступом. Конкретні технічні засоби захисту визначаються внутрішніми документами Фонду.
6.5. Передача персональних даних третім особам можлива лише у випадках:
6.5.1. коли це прямо передбачено законом;
6.5.2. коли є письмова згода суб’єкта персональних даних;
6.5.3. коли це необхідно для виконання договору або проєкту, за умови належного рівня захисту даних у третьої сторони та з дозволу суб’єктів персональних даних.
7.1. Суб’єкти персональних даних мають право:
7.1.1. Знати, які їхні персональні дані обробляються Фондом та з якою метою.
7.1.2. Отримувати доступ до своїх персональних даних, що зберігає Фонд.
7.1.3. Вимагати виправлення неточних або застарілих даних.
7.1.4. Вимагати видалення своїх персональних даних у випадках, передбачених законодавством.
7.1.5. Обмежити обробку своїх даних у визначених законом випадках.
7.1.6. Заперечувати проти певних видів обробки.
7.1.7. Відкликати свою згоду (якщо обробка ґрунтується на згоді).
7.1.8. Подавати скарги до відповідних органів, якщо вважають, що їхні права порушено.
7.2. Суб’єкти персональних даних можуть реалізувати свої права шляхом подання письмового або електронного запиту до Фонду. Запити приймаються на офіційну адресу для звернень щодо персональних даних: cocf.fantom@gmail.com. Фонд розглядає такі звернення та надає відповідь у строки, встановлені законодавством України.
Запити щодо персональних даних
cocf.fantom@gmail.com
